Wofür eine Sperrzeit gedacht ist
Mit einer Sperrzeit kennzeichnen Sie einen einmaligen Zeitraum, in dem ein Raum oder eine Ausstattung nicht genutzt werden darf – zum Beispiel wegen Reinigung, Wartung oder einer internen Veranstaltung. Im Kalender erscheint sie als Gesperrt und verhindert neue Buchungen.
Eine Sperrzeit ist keine Buchung: Sie hat keine gebuchte Person und darf auch außerhalb des regelmäßigen Wochenplans liegen. Dadurch erweitert sie die Verfügbarkeit nicht. Sobald die Sperrzeit endet, gilt wieder der unveränderte Wochenplan.
Voraussetzungen und Einstieg
Sie benötigen die Rechte, buchbare Ressourcen anzusehen und zu bearbeiten. Öffnen Sie in der Verwaltung Räume & Ausstattung, wählen Sie die Ressource und wechseln Sie in den Tab Sperrzeiten. Jede Ressource besitzt ihren eigenen Verlauf.
Eine Sperrzeit mit Uhrzeit anlegen
Wählen Sie Sperrzeit anlegen und erfassen Sie einen aussagekräftigen Titel. Die optionale Bemerkung kann den internen Grund erläutern. Für eine zeitgebundene Sperre tragen Sie Beginn und Ende ein.
Der Beginn muss in der Zukunft liegen und das Ende muss danach folgen. Wählen Sie Speichern. Ohne betroffene Buchung wird die Sperrzeit sofort angelegt.
Eine ganztägige Sperrzeit anlegen
Aktivieren Sie Ganztägig und wählen Sie den gemeinsamen Datumsbereich. Bei mehreren Tagen gehören Anfangs- und Enddatum vollständig zur Sperrzeit.
Zeitgebundene und ganztägige Sperren erscheinen anschließend gemeinsam in der Liste.
Betroffene Buchungen ausdrücklich bestätigen
Überschneidet sich die neue Sperrzeit mit noch nicht begonnenen Buchungen, zeigt Membergy vor dem Speichern eine datensparsame Liste mit Zweck und Zeitraum. Bis zu Ihrer ausdrücklichen Bestätigung wird nichts verändert.
Geben Sie im Feld Bestätigung den im Dialog genannten Begriff SPERRZEIT ein. Erst danach können Sie Sperrzeit trotzdem anlegen wählen. Die Sperre wird gespeichert und jede in der Vorschau angezeigte Buchung zurückgezogen. Die betroffenen Personen werden gemäß ihren Benachrichtigungseinstellungen informiert. Eine bereits begonnene Buchung oder eine bestehende Sperrzeit kann nicht auf diese Weise überlagert werden.
Aktuelle Sperrzeiten und Verlauf lesen
Beim Öffnen zeigt die Tabelle zuerst die heute laufenden und künftigen Sperrzeiten. Dadurch stehen die aktuell wichtigen Einträge ohne Blättern bereit.
Mit Zurück oberhalb oder unterhalb der Tabelle laden Sie ältere Einträge. Vergangene Sperrzeiten bleiben so als Verlauf nachvollziehbar.
Eine künftige Sperrzeit ändern oder löschen
Bei einer noch nicht begonnenen Sperrzeit stehen Bearbeiten und Löschen zur Verfügung. Beim Bearbeiten können Sie Titel, Bemerkung, Ganztägigkeit und Zeitraum ändern. Der neue Beginn muss ebenfalls in der Zukunft liegen; neue Buchungskonflikte werden wieder zur Bestätigung angezeigt.
Prüfen Sie beim Wechsel zwischen einer zeitgebundenen und einer ganztägigen Sperre den gesamten Zeitraum erneut. Für eine ganztägige Sperre zählen Anfangs- und Enddatum einschließlich; bei einer zeitgebundenen Sperre beziehen sich Beginn und Ende auf die Zeitzone der Ressource.
Mit Löschen geben Sie den künftigen Zeitraum wieder frei.
Eine zuvor durch die Sperrzeit zurückgezogene Buchung wird beim Ändern oder Löschen nicht automatisch reaktiviert. Prüfen Sie mit der betroffenen Person, ob eine neue Buchung gewünscht ist. Die gelöschte Sperre verschwindet aus der aktiven Liste, ihre frühere Durchsetzung bleibt im Audit nachvollziehbar.
Eine laufende Sperrzeit jetzt beenden
Hat die Sperrzeit bereits begonnen und läuft noch, steht statt Bearbeiten und Löschen die Aktion Jetzt beenden bereit. Die Bestätigung zeigt Titel und bisherigen Zeitraum.
Membergy setzt das Ende auf den aktuellen Zeitpunkt. Nur der künftige Rest wird freigegeben; der tatsächlich gesperrte Zeitraum bleibt vollständig in der Historie erhalten.
Grenzen der ersten Version
Sperrzeiten werden einzeln angelegt. Wiederkehrende Sperrzeiten oder frei konfigurierbare Sperrserien sind nicht Bestandteil dieser Version. Für regelmäßige Buchungen steht dagegen die wiederkehrende Ressourcenbuchung zur Verfügung.