Wofür buchbare Ressourcen gedacht sind
Als buchbare Ressource können Sie beispielsweise einen Proberaum, ein Vereinsheim oder eine gemeinsam genutzte Ausstattung erfassen. Jede Ressource besitzt eigene Stammdaten, eine Farbe, einen Buchungskalender und optional einen regelmäßig geltenden Wochenplan.
Die Verwaltung ist nach Ressourcen getrennt. Dadurch sehen Sie sofort, welche Belegungen und Regeln zu genau diesem Raum oder Gegenstand gehören.
Voraussetzungen und Rechte
Die Raum- und Ressourcenbuchung muss in den Vereinseinstellungen aktiviert sein. Die Rechte für Ansehen, Anlegen, Bearbeiten, Löschen und Wiederherstellen sind getrennt. Fehlt eine Schaltfläche, obwohl Sie die Ressourcenliste öffnen können, fehlt Ihrer Rolle wahrscheinlich das Recht für diesen einzelnen Arbeitsschritt.
Zum Ändern von Raumdaten und Wochenplänen sowie zum Archivieren und Reaktivieren benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für Ressourcen. Für Buchungen und Sperrzeiten gelten zusätzliche Rechte. Wählen Sie vor dem Anlegen den richtigen Verein aus: Die neue Ressource gehört zu diesem Verein.
Eine Ressource anlegen
Wählen Sie in der Ressourcenliste Räume & Ausstattung hinzufügen und erfassen Sie die Stammdaten:
- Name ist erforderlich und muss innerhalb des Vereins eindeutig sein.
- Kategorie ist optional und hilft, beispielsweise Räume und Ausstattung zu unterscheiden.
- Ort beschreibt, wo die Ressource zu finden ist.
- Beschreibung enthält zusätzliche interne Hinweise.
- Farbe kennzeichnet Buchungen dieser Ressource in Kalendern und wird auch für ihr iCal-Abo verwendet.
- Selbstbuchung durch Mitglieder erlauben ist bei neuen und bestehenden Ressourcen standardmäßig eingeschaltet. Schalten Sie die Option aus, wenn Mitglieder die Belegung zwar weiterhin sehen, für diese Ressource aber keine neuen eigenen Buchungen anlegen sollen.
Die Zeitzone wird beim Anlegen automatisch aus dem Verein übernommen und für die Ressource festgehalten. Sie wird im Formular nicht abgefragt und kann später nicht separat geändert werden.
Der Schalter für die Selbstbuchung betrifft nur Mitglieder. Personen mit dem Recht, Ressourcenbuchungen administrativ zu verwalten, können weiterhin für Mitglieder oder einen Freitextnamen buchen. Soll die Selbstbuchung im gesamten Verein entfallen, entfernen Sie stattdessen das Recht Ressourcen buchen aus der normalen Mitgliederrolle.
Nach dem Speichern öffnet sich die Detailansicht der neuen Ressource.
Die Detailansicht verwenden
Die Detailansicht ist in vier Tabs gegliedert:
- Buchungskalender zeigt Verfügbarkeiten und Belegungen und erlaubt administrative Buchungen.
- Wochenplan legt die regelmäßig buchbaren Zeiten fest.
- Sperrzeiten verwaltet einmalige Zeiträume für Reinigung, Wartung oder andere Nutzungspausen.
- Raumdaten bearbeitet Name, Kategorie, Ort, Beschreibung und Farbe.
Im Mitgliederbereich führt In der Verwaltung öffnen direkt zur aktuell ausgewählten Ressource, sofern Sie die nötigen Rechte besitzen.
Verhalten ohne Wochenplan
Ein leerer Wochenplan bedeutet nicht „geschlossen“. Solange kein Zeitfenster angelegt ist, gilt die Ressource an allen Wochentagen rund um die Uhr als verfügbar.
Diese Einstellung eignet sich für Ressourcen, deren Nutzung nicht regelmäßig eingeschränkt werden muss. Einmalige Belegungen verhindern weiterhin Doppelbuchungen.
Einen Wochenplan pflegen
Öffnen Sie die gewünschte Ressource und wechseln Sie zu Wochenplan. Unter Regelmäßige Verfügbarkeit zeigt ein neuer Plan zunächst keine Zeilen. Der Hinweis im Formular erklärt die durchgehende Verfügbarkeit ausdrücklich.
Sobald Sie mindestens eine Zeile anlegen, sind nur noch die erfassten Zeiten verfügbar. Jede Zeile enthält einen Wochentag und entweder:
- ganztägig, dann sind an diesem Wochentag keine Uhrzeiten nötig; oder
- Beginn und Ende, dann ist nur dieser Zeitabschnitt buchbar.
Sie können für einen Wochentag mehrere getrennte Zeitfenster anlegen. Beim Eintragen eines Beginns setzt das Formular zunächst ein um eine Stunde späteres Ende; dieses Ende kann anschließend geändert werden.
Fügen Sie eine Zeile hinzu und wählen Sie den Wochentag. Im Beispiel wird Montag mit ganztägig freigegeben. Die Zeitfelder werden dafür ausgeblendet. Eine zweite Zeile gibt Dienstag von 09:00 bis 16:00 frei. An den übrigen Tagen ist die Ressource nach dem Speichern nicht buchbar, weil für diese Tage keine Zeile existiert. Das Ende eines Zeitfensters muss nach seinem Beginn liegen.
Wählen Sie Speichern, damit der gesamte Plan wirksam wird. Ein Wochenplan reserviert den Raum noch für niemanden: Er legt fest, innerhalb welcher Zeiten Buchungen zulässig sind. Bereits vorhandene Buchungen und Sperrzeiten schränken die tatsächliche Verfügbarkeit zusätzlich ein.
Ein umfangreicherer Plan kann mehrere Zeitfenster enthalten, beispielsweise getrennte Vormittags- und Abendzeiten. Prüfen Sie nach dem Speichern, ob alle benötigten Wochentage und Zeitabschnitte erfasst sind.
Zeitfenster ändern oder entfernen
Bearbeiten Sie die betreffende Zeile und speichern Sie erneut. Im Beispiel wird die Freigabe am Dienstag bis 18:00 verlängert. Damit können auch Buchungen zwischen 16 und 18 Uhr zulässig werden, sofern sie nicht mit einer anderen Belegung kollidieren.
Zum Entfernen eines Zeitfensters verwenden Sie die Löschaktion an seiner Zeile und anschließend Speichern. Solange weitere Zeilen bestehen, bleiben nur deren Zeiten verfügbar. Entfernen Sie dagegen sämtliche Zeilen, wird die Ressource wieder an allen Wochentagen rund um die Uhr buchbar. Verwenden Sie einen leeren Plan deshalb nicht, um einen Raum zu schließen; dafür sind eine Sperrzeit oder eine Archivierung vorgesehen.
Eine Einschränkung mit bestehenden Buchungsserien abstimmen
Der Wochenplan gilt für aktuelle und zukünftige Buchungsprüfungen. Bereits vergangene Nutzungen werden durch eine Änderung nicht umgeschrieben. Würde der neue Plan mindestens eine aktive künftige Buchung oder Serie ungültig machen, lehnt Membergy das Speichern ab. Lösen oder beenden Sie die betroffene künftige Belegung zuerst und speichern Sie den Wochenplan danach erneut.
Das folgende Beispiel zeigt eine Serie montags von 16:00 bis 17:00. Der bisherige Wochenplan gibt den Montag von 08:00 bis 18:00 frei; die Serie passt vollständig hinein.
Soll die regelmäßige Freigabe künftig schon um 15:00 enden, bearbeiten Sie zunächst das Ende im Wochenplan. Diese Eingabe allein verändert noch keine Buchung und noch keine Verfügbarkeit.
Beim Speichern erscheint die Meldung: Der Wochenplan kann nicht gespeichert werden, weil dadurch mindestens eine aktive künftige Buchung ungültig würde. Der bisherige gespeicherte Plan bleibt gültig. Membergy zieht die kollidierenden Buchungen dabei nicht automatisch zurück. Die Prüfung berücksichtigt auch zukünftige Wiederholungen einer aktiven Serie.
Stimmen Sie zuerst ab, ob die Serie verschoben werden soll oder tatsächlich entfällt. Im gezeigten Fall wird sie beendet: Wechseln Sie zum Buchungskalender, öffnen Sie den ersten entfallenden zukünftigen Termin und wählen Sie Diesen und folgende Termine sowie Serie beenden. Damit enden alle betroffenen Wiederholungen ab diesem Termin; nur eine einzelne Buchung zurückzuziehen würde die übrigen Wiederholungen nicht auflösen.
Öffnen Sie anschließend wieder Wochenplan, tragen Sie das gewünschte Ende erneut ein und wählen Sie Speichern. Nach dem Beenden der kollidierenden Serie kann die Verkürzung gespeichert werden, sofern keine weitere aktive Buchung dagegen spricht. Im Beispiel endet die montägliche Verfügbarkeit nun um 15 Uhr.
Die Auswahl zwischen Einzeltermin und Serienabschnitt erklärt Eine wiederkehrende Ressourcenbuchung anlegen ausführlich.
Stammdaten später ändern
In der Ressourcenliste stehen an der jeweiligen Zeile die zulässigen Aktionen bereit. Prüfen Sie vor dem Bearbeiten, Archivieren oder Löschen den Ressourcennamen: Jede Aktion bezieht sich auf diesen konkreten Raum oder Gegenstand.
Öffnen Sie den Tab Raumdaten, ändern Sie die gewünschten Angaben und wählen Sie Speichern. Die beim Anlegen übernommene Zeitzone bleibt dabei unverändert.
Alternativ öffnen Sie die Bearbeitungsaktion direkt an der Listenzeile. Sie verwendet dieselben Stammdaten. Im Beispiel werden Name, Ort und Beschreibung eines Projektraums geändert. Ein neuer Name muss weiterhin innerhalb des Vereins eindeutig sein.
Speichern Sie Ihre Änderungen und prüfen Sie die Kopfzeile der Detailansicht beziehungsweise die Ressourcenliste. Dort erscheinen der neue Name und der neue Ort. Der Raum bleibt derselbe Datensatz; eine reine Stammdatenänderung legt keine neue Ressource an und verschiebt keine Buchungszeiträume.
Wenn bereits ein Ressourcenkalender als iCal existiert, werden Name, Farbe und Ort bei späteren Kalenderabrufen aus dem aktuellen Ressourcenstand übernommen.
Archivieren und reaktivieren
Mit Ressource archivieren nehmen Sie einen Raum oder Gegenstand aus der aktiven Buchung. Die Ressource kann danach nicht mehr neu gebucht werden. Hat sie noch künftige Buchungen, verhindert Membergy die Archivierung, bis diese zurückgezogen sind. Künftige Sperrzeiten löschen Sie zuvor im Tab Sperrzeiten; eine laufende Sperrzeit kann dort mit Jetzt beenden abgeschlossen werden. Der vollständige Ablauf ist unter Sperrzeiten für Räume und Ausstattung verwalten beschrieben.
Öffnen Sie die Archivierungsaktion an der Listenzeile. Der Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass die Ressource danach nicht mehr gebucht werden kann. Bestätigen Sie erst, wenn ihre weitere Nutzung tatsächlich ausgesetzt werden soll.
Nach erfolgreicher Archivierung verschwindet der Eintrag aus der aktiven Liste. Wechseln Sie zur Auswahl Archiviert, um ihn wiederzufinden. Archivieren bewahrt den Ressourceneintrag und seine bisherigen Angaben.
Eine archivierte Ressource bleibt in der Verwaltungsansicht auffindbar. Mit Ressource reaktivieren wird sie wieder buchbar; ihr bestehender Wochenplan bleibt erhalten. Bestätigen Sie auch diese Aktion und prüfen Sie anschließend die aktive Liste. Soll der Wochenplan geändert werden, reaktivieren Sie die Ressource zuerst: Ein archivierter Wochenplan lässt sich nicht bearbeiten.
Einen fehlerhaften Ressourceneintrag löschen
Archivieren ist die normale, vorübergehende Deaktivierung einer grundsätzlich weiterhin gültigen Ressource. Wurde der Stammdatensatz dagegen irrtümlich angelegt, kann eine Person mit dem getrennten Löschrecht die Ressource in den Papierkorb verschieben. Zur Bestätigung muss der Ressourcenname eingegeben werden; so wird nicht versehentlich der falsche Datensatz entfernt.
Öffnen Sie Löschen an der betreffenden Listenzeile. Tragen Sie im Bestätigungsfeld den angezeigten Namen vollständig ein und bestätigen Sie die Aktion. Das Beispiel verwendet dafür einen separaten, irrtümlich angelegten Raum.
Der Eintrag verschwindet aus der gewöhnlichen Liste. Öffnen Sie die Listenfilter und wählen Sie Nur Gelöschte, um den Eintrag im Papierkorb zu sehen. Eine Archivierung erscheint unter Archiviert, eine Löschung im Papierkorb: Verwenden Sie den zur Aktion passenden Filter.
Eine auf diese Weise gelöschte Ressource kann mit dem gesonderten Wiederherstellungsrecht wieder zurückgeholt werden. Endgültig löschen steht nur mit einem weiteren, ausdrücklich vergebenen Recht zur Verfügung und ist nicht rückgängig zu machen. Verwenden Sie diese Aktion deshalb nur, wenn weder die Ressource noch ihre Nachvollziehbarkeit weiter benötigt werden.
Häufige Fragen
Warum ist nach der ersten Wochenplanzeile plötzlich der Rest der Woche nicht mehr buchbar? Ein leerer Plan bedeutet durchgehend verfügbar. Ein nicht leerer Plan ist dagegen eine Positivliste: Nur seine Zeilen geben Zeiten frei.
Warum kann ich den Wochenplan nicht verkürzen? Mindestens eine aktive künftige Buchung oder ein zukünftiger Serientermin läge danach außerhalb der Verfügbarkeit. Die Vergangenheit ist nicht das Hindernis.
Wie reserviere ich eine Ressource für eine Person? Öffnen Sie ihren Tab Buchungskalender und folgen Sie dem Artikel Buchungen administrativ verwalten.
Warum sehen Mitglieder einen Raum, können ihn aber nicht selbst buchen? Entweder fehlt ihrer Rolle das Recht Ressourcen buchen, oder Selbstbuchung durch Mitglieder erlauben ist in den Raumdaten ausgeschaltet. Beides lässt Kalender und Belegung lesbar; administrative Buchungen bleiben möglich.
Wie sperre ich einen einzelnen Wartungszeitraum? Verwenden Sie den Tab Sperrzeiten und folgen Sie dem Artikel Sperrzeiten verwalten.