Wofür der Ressourcenkalender gedacht ist
Unter Räume & Ausstattung sehen Sie, wann ein Proberaum oder eine andere Vereinsressource verfügbar und wann sie bereits belegt ist. Sie betrachten immer genau eine Ressource. Dadurch lassen sich freie Zeiträume finden, bevor Sie eine Buchung anlegen.
Der Kalender ist außerdem der Einstieg in eine eigene Buchung. Im zweiten Tab finden Sie Ihre bereits eingetragenen Buchungen und Nutzungen.
Voraussetzungen
Der Verein muss die Raum- und Ressourcenbuchung aktiviert haben. Als Mitglied sehen Sie alle aktiven Ressourcen dieses Vereins und deren Belegung; das administrative Recht zum Öffnen der Ressourcenverwaltung ist dafür nicht erforderlich. Ob Sie selbst einen Zeitraum eintragen dürfen, hängt vom Recht Ressourcen buchen und von der Freigabe an der ausgewählten Ressource ab. Die normale Mitgliederrolle erhält das Buchungsrecht standardmäßig. Der Verein kann es der Rolle entziehen oder die Selbstbuchung nur für einzelne Räume ausschalten. In beiden Fällen bleibt der Kalender lesbar, bietet aber keine Buchungsaktion an.
Sind Sie Mitglied in mehreren Vereinen, wählen Sie den Verein oben rechts aus. Die Auswahl Ressource auswählen zeigt anschließend ausschließlich die aktiven Ressourcen dieses Vereins. Ein deaktivierter Verein und archivierte oder gelöschte Ressourcen erscheinen dort nicht.
Eine Ressource auswählen
Öffnen Sie auf dem Dashboard Räume & Ausstattung. Wählen Sie anschließend den gewünschten Raum oder Gegenstand. Unter dem Auswahlfeld zeigt Membergy — sofern gepflegt — Kategorie und Ort der Ressource.
Beim Wechsel der Ressource lädt Membergy deren Wochenplan und Belegungen neu. Ein bereits geöffneter Buchungsdialog wird dabei verworfen, damit eine Auswahl niemals versehentlich für die falsche Ressource gespeichert wird.
Freie und belegte Zeiten lesen
Mit den Schaltflächen am Kalender wechseln Sie zwischen Tages-, Wochen- und Listenansicht. In der Tages- oder Wochenansicht sind neben Buchungen auch die freien und nicht verfügbaren Zeitbereiche sichtbar.
Die Legende unterscheidet vier Zustände:
- Buchbar kennzeichnet Zeit, die der Wochenplan freigibt.
- Nicht verfügbar liegt außerhalb des Wochenplans.
- Belegt ist eine bereits eingetragene Buchung.
- Gesperrt kennzeichnet einen ausdrücklich blockierten Zeitraum. Berechtigte Personen legen solche Einträge im Verwaltungs-Tab Sperrzeiten an und verwalten sie dort. Mehr dazu steht unter Sperrzeiten für Räume und Ausstattung verwalten.
Hat die Verwaltung noch keinen Wochenplan hinterlegt, ist die Ressource durchgehend verfügbar. Sobald mindestens ein Zeitfenster existiert, sind dagegen nur die ausdrücklich eingetragenen Wochentage und Uhrzeiten buchbar.
Bei einer Belegung ist innerhalb von Membergy der Name der gebuchten Person beziehungsweise der administrativ eingetragene Freitextname sichtbar. So bleibt erkennbar, wer bei Rückfragen angesprochen werden kann. Den genauen Buchungszweck sehen Sie bei eigenen Buchungen; bei fremden Buchungen kann er abhängig von Ihren Verwaltungsrechten als Belegt zusammengefasst sein.
Zwischen Kalender und eigenen Buchungen wechseln
Unter der Ressourcenauswahl stehen die Tabs Kalenderansicht und Meine Buchungen. Der Vereinsschalter und die Ressourcenauswahl bestimmen den Inhalt der Kalenderansicht. Der Tab Meine Buchungen bündelt dagegen Ihre eigenen Buchungen aus allen aktiven Vereinen, in denen Sie die nötigen Ressourcenrechte besitzen. Der jeweilige Verein steht direkt am Eintrag.
In der Liste stehen Zweck, Verein, Ressource, Zeitraum und Status. Welche Einträge Sie noch ändern, zurückziehen oder korrigieren können, erklärt der Artikel Eigene Ressourcenbuchungen verwalten.
Wenn Sie den Verein wechseln, lädt Membergy für die Kalenderansicht den eigenen Ressourcenbestand des neu gewählten Vereins. Ressourcen des vorherigen Vereins werden nicht im selben Auswahlfeld weitergeführt. Verfügbar sind nur aktive Ressourcen, die Sie in diesem Verein ansehen dürfen. Kalender, Wochenplan und Belegungen wechseln gemeinsam mit der Ressource.
Die beiden Tabs bleiben auch nach dem Vereinswechsel erreichbar. Meine Buchungen bleibt dabei die vereinsübergreifende Zusammenfassung; der Vereinsschalter begrenzt nur die Ressourcenauswahl und den dazugehörigen Kalender. Im internen Kalender erkennen Sie am Eintrag weiterhin den Namen der gebuchten Person oder den administrativ verwendeten Freitextnamen.
Häufige Fragen
Warum kann ich einen freien Zeitraum nicht markieren? Möglicherweise fehlt Ihnen das Recht Ressourcen buchen, die Selbstbuchung ist an dieser Ressource ausgeschaltet, die Ressource wurde zwischenzeitlich archiviert oder der Zeitraum liegt außerhalb des gültigen Wochenplans.
Warum sehe ich Ressourcen eines anderen Vereins nicht? Wechseln Sie zuerst den Verein oben rechts. Ressourcen werden bewusst nicht aus mehreren Vereinen in einem Auswahlfeld vermischt.
Warum ist ein Zeitraum trotz Wochenplan gesperrt? Eine einmalige Sperrzeit hat Vorrang vor dem regelmäßigen Wochenplan und vor neuen Buchungen.
Warum zeigt meine externe Kalender-App andere Details? Der interne Kalender und ein öffentlicher Ressourcen-iCal haben unterschiedliche Datenschutzgrenzen. Der interne Kalender zeigt den Buchendennamen. Das öffentliche Abo zeigt den Buchungszweck, aber keine Personennamen und keine private Beschreibung. Mehr dazu steht unter Ressourcenkalender als iCal bereitstellen.