Wofür Sie die eigene Buchungsliste verwenden
Die eigene Buchungsliste begleitet eine Reservierung nach dem Anlegen: Sie können eine bevorstehende Buchung ändern oder zurückziehen, eine laufende Nutzung früher beenden und den Status vergangener oder verdrängter Einträge nachvollziehen. Wie Sie zuerst einen freien Zeitraum reservieren, erklärt Eine Ressource buchen.
Voraussetzungen
Die Raum- und Ressourcenbuchung muss in mindestens einem aktiven Verein freigeschaltet sein. Zum Öffnen des Bereichs benötigen Sie dort das Recht Buchbare Ressourcen ansehen. Aktionen an Ihren eigenen Einträgen setzen zusätzlich das Recht Eigene Ressourcenbuchungen verwalten im jeweiligen Verein voraus. Membergy bietet eine Aktion nur an, solange der Zustand und der Zeitraum der Buchung sie noch zulassen.
Die eigene Buchungsliste öffnen
Öffnen Sie Räume & Ausstattung und wechseln Sie in den Tab Meine Buchungen. Anders als die Ressourcenauswahl und der Kalender bündelt diese Liste Ihre eigenen Buchungen aus allen aktiven Vereinen, in denen Sie die nötigen Ressourcenrechte besitzen. Der Verein und die Ressource stehen jeweils am Eintrag. Administrative Freitextbuchungen und Buchungen anderer Personen erscheinen dort nicht.
Jeder Eintrag zeigt Zweck, Verein, Ressource, Zeitraum und einen Status:
- Bevorstehend beginnt erst in der Zukunft.
- Läuft hat bereits begonnen, ist aber noch nicht beendet.
- Abgeschlossen liegt vollständig in der Vergangenheit.
- Zurückgezogen belegt den Zeitraum nicht mehr, bleibt aber nachvollziehbar – unabhängig davon, ob Sie die Buchung selbst zurückgezogen haben oder eine Sperrzeit sie verdrängt hat.
Der Hinweis Nachträglich eingetragen kennzeichnet eine Nutzung, die erst nach ihrem Ende erfasst wurde.
Eine Buchung zählt hier als eigene Buchung, wenn sie Ihrer mit dem Benutzerkonto verbundenen Person zugeordnet ist. Das gilt auch, wenn eine berechtigte Verwaltungsperson die Buchung für Sie angelegt hat. Administrative Freitextbuchungen bleiben dagegen beim eingegebenen Namen und werden keinem Benutzerkonto nachträglich zugeordnet.
Eine bevorstehende Buchung ändern
Wählen Sie am Eintrag Bearbeiten. Sie können den Buchungszweck und die optionale Beschreibung ändern. Außerdem lässt sich zwischen einer Buchung mit Uhrzeit und Ganztägig wechseln.
Bei einer Buchung mit Uhrzeit tragen Sie Beginn und Ende ein. Verschieben Sie den Beginn, übernimmt Membergy zunächst die bisherige Dauer für das Ende; Sie können das Ende anschließend weiter anpassen. Bei einer ganztägigen Buchung wählen Sie den Datumsbereich gemeinsam aus.
Mit Speichern prüft Membergy den neuen Zeitraum erneut gegen Wochenplan, Buchungen und Sperrzeiten. Regulär geändert werden können nur noch nicht begonnene Buchungen; auch der neue Beginn muss in der Zukunft liegen.
Hat die Verwaltung eine Buchungsserie für Sie angelegt, ändern Sie als Mitglied nur den ausgewählten Einzeltermin. Die gesamte Serie bleibt eine Verwaltungsaufgabe.
Eine Buchung zurückziehen
Wählen Sie an einer bevorstehenden Buchung Zurückziehen. Im Bestätigungsdialog können Sie einen Grund der Rücknahme festhalten. Nach der Bestätigung wird der Zeitraum sofort wieder frei.
Der Eintrag wird nicht aus der Historie gelöscht. Er bleibt in Meine Buchungen mit dem Status Zurückgezogen sichtbar.
Eine Buchung kann auch ohne Ihr Zutun zurückgezogen werden, wenn die Verwaltung für denselben Zeitraum eine Sperrzeit einrichtet. Membergy informiert Sie darüber per E-Mail oder Push, abhängig von Ihren Benachrichtigungseinstellungen. Eine bereits begonnene Buchung wird durch eine spätere Sperrzeit nicht verdrängt.
Eine bereits laufende oder abgeschlossene Buchung kann nicht regulär zurückgezogen werden. So bleibt die tatsächlich erfolgte Nutzung unverändert nachvollziehbar.
Eine laufende Nutzung vorzeitig beenden
Bei einer eigenen Buchung mit dem Status Läuft erscheint die Aktion Jetzt beenden. Sie ist für den Fall gedacht, dass Sie den Raum oder Gegenstand früher als geplant freigeben.
Der Bestätigungsdialog zeigt Zweck, Ressource und den bisherigen Zeitraum. Prüfen Sie diese Angaben und wählen Sie erneut Jetzt beenden.
Membergy setzt das Ende auf den aktuellen Zeitpunkt. Die Buchung wird nicht zurückgezogen oder gelöscht: Der bereits genutzte Zeitraum bleibt erhalten und der Status wechselt zu Abgeschlossen. Bei einer ursprünglich ganztägigen Buchung wird daraus ein zeitgebundener Eintrag mit dem tatsächlichen Ende.
Gehört die laufende Buchung zu einer Serie, wird nur dieser einzelne Termin beendet. Die Serienregel und spätere Vorkommen bleiben unverändert. Eine laufende Buchung einer anderen Person können nur entsprechend berechtigte Verwaltungsrollen beenden.
Eine nachträglich erfasste Nutzung korrigieren
Bei einer vollständig vergangenen Nutzung, die erst nach ihrem Ende eingetragen wurde, kann die Aktion Eintrag korrigieren erscheinen. Eine Korrektur ersetzt den alten Eintrag vollständig, statt seine Historie umzuschreiben. Der bisherige und der korrigierte Stand bleiben miteinander verknüpft.
Geben Sie Zweck, Zeitraum und Beschreibung des richtigen Nutzungseintrags an und wählen Sie Eintrag ersetzen. Der Ersatz muss ebenfalls vollständig in der Vergangenheit liegen. Ein einzelner Termin einer Buchungsserie kann nicht über diesen Korrekturweg ersetzt werden.
Warum eine Aktion fehlen kann
Membergy zeigt nur Aktionen, die für den jeweiligen Zustand noch zulässig sind. Typische Gründe sind ein bereits erreichter Beginn, eine schon zurückgezogene Buchung, eine zwischenzeitlich archivierte Ressource oder ein fehlendes Recht Eigene Ressourcenbuchungen verwalten.
Wurde der Eintrag seit dem Öffnen eines Dialogs an anderer Stelle geändert, verwirft Membergy den veralteten Stand. Öffnen Sie die Buchung dann erneut, statt dieselbe Bestätigung zu wiederholen.