Wofür eine Buchungsserie gedacht ist
Eine Buchungsserie eignet sich für regelmäßig wiederkehrende Nutzungen, zum Beispiel die wöchentliche Probe im Vereinsheim. Sie erfassen Buchungsziel, Zweck, Uhrzeit und Wiederholungsmuster einmal; Membergy legt daraus die einzelnen Belegungen an.
Serien können nur in der Verwaltungsansicht angelegt und als Ganzes geändert oder beendet werden. Mitglieder sehen ihnen zugeordnete Termine in ihrem Kalender und unter Meine Buchungen.
Voraussetzungen
Sie benötigen die Rechte, buchbare Ressourcen anzusehen und Ressourcenbuchungen zu verwalten. Die Raum- und Ressourcenbuchung muss für den Verein aktiviert und die gewählte Ressource aktiv sein. Das Recht, eigene Einzelbuchungen anzulegen, reicht nicht zum Anlegen einer Serie aus. Öffnen Sie die Ressource in der Verwaltung, wechseln Sie in den Tab Buchungskalender und markieren Sie den ersten Zeitraum der Serie.
Der erste Termin bestimmt Beginn, Ende, Ganztägigkeit und damit die Dauer aller Wiederholungen. Wählen Sie außerdem unter Buchen für eine Person oder einen Freitextnamen und tragen Sie den Buchungszweck ein.
Markieren Sie dafür in der Tages- oder Wochenansicht die gewünschte Zeitspanne. Für eine ganztägige Nutzung wählen Sie den Ganztagsbereich; auch mehrere zusammenhängende Tage können den Zeitraum einer Wiederholung bilden. Im Dialog wird der übernommene Zeitraum angezeigt. Ist er falsch, brechen Sie ab und markieren Sie den richtigen Zeitraum erneut im Kalender.
Unter Buchen für suchen Sie eine Person und wählen sie aus den Treffern. Alternativ geben Sie einen Namen ein und bestätigen Als Freitextnamen verwenden, etwa für eine externe Gruppe. Ein Freitextname verknüpft die Buchung nicht mit einem Mitgliedskonto. Der erforderliche Zweck der Buchung beschreibt die Nutzung, beispielsweise „Wöchentliche Registerprobe“. Die optionale Beschreibung ergänzt Hinweise, die für die ganze Serie gelten sollen.
Wiederholung und Ende festlegen
Unter Wiederholung stehen die gemeinsam mit Terminserien verwendeten Muster zur Verfügung:
- Täglich
- Wöchentlich
- Jeden Werktag (Mo–Fr)
- Zweiwöchentlich
- Monatlich
- Jährlich
Täglich wiederholt an jedem Kalendertag, Jeden Werktag (Mo–Fr) nur montags bis freitags. Die wöchentliche und zweiwöchentliche Wiederholung richtet sich nach dem Wochentag des ersten Termins; zweiwöchentlich lässt jeweils eine Woche dazwischen frei. Monatliche Serien verwenden dessen Kalendertag, jährliche Serien dessen Datum. Passt ein Kalendertag nicht in einen kürzeren Monat, wird dessen letzter Tag verwendet: Auf den 31. Januar folgt beispielsweise der letzte Februartag und danach wieder der 31. März. Ein jährlicher Termin am 29. Februar fällt in Jahren ohne Schalttag auf den 28. Februar.
Die Auswahl Keine unter Wiederholung erzeugt eine Einzelbuchung. Ein eigenes Muster mit frei kombinierten Wochentagen oder ein Ende nach einer vorgegebenen Terminanzahl steht für Ressourcenbuchungen nicht zur Verfügung.
Bei Serienende wählen Sie entweder Kein Enddatum oder Endet am. Ein offenes Ende ist für dauerhaft wiederkehrende Proben vorgesehen. Membergy plant die konkreten Termine rollierend für die nächsten zwölf Monate voraus und erweitert diesen Horizont regelmäßig. Das ist keine automatische Beendigung: Auch spätere Wiederholungen gehören weiterhin zur aktiven Serie und werden bei neuen Buchungen berücksichtigt.
Wenn Sie Endet am wählen, gehört das eingetragene Datum einschließlich zur Serie. Es darf nicht vor dem ersten Termin liegen. Erst mit diesem konkreten Enddatum zeigt Membergy die Anzahl der derzeit vorausgeplanten Termine an. Prüfen Sie Datum und Vorschau vor dem Speichern.
Beispiel: Zweiwöchentlich ohne Enddatum
Wählen Sie Zweiwöchentlich und lassen Sie Serienende auf Kein Enddatum. Diese Kombination eignet sich für eine regelmäßige Probe, deren letzter Termin noch nicht feststeht. Der Hinweis auf die nächsten zwölf Monate beschreibt die Vorausplanung, nicht das Ende der Buchungsreihe. Eine Gesamtzahl der Termine wird bei offenem Ende nicht angezeigt.
Speichern Sie mit Zeitraum eintragen. Wechseln Sie anschließend im Kalender zwei Wochen weiter, um die nächste Wiederholung zu prüfen. Im Beispiel bleibt der Zweck der offenen Orchesterprobe gleich. Zum späteren Abschließen der Reihe verwenden Sie die unten beschriebene Aktion Serie beenden.
Serie speichern und prüfen
Wählen Sie Zeitraum eintragen. Membergy prüft alle betroffenen Termine gegen den Wochenplan, andere Buchungen, Sperrzeiten und weitere aktive Serien. Bei einem Konflikt wird die Serie nicht teilweise angelegt.
Eine Konfliktmeldung zum ausgewählten Zeitraum erscheint bereits im Buchungsdialog. Zusätzlich müssen auch alle Wiederholungen passen: Ein freier erster Termin garantiert deshalb noch keine gültige Serie. Ändern Sie bei einer Ablehnung den Zeitraum, das Wiederholungsmuster oder das Enddatum passend zur Meldung. Ein Buchungskonflikt lässt sich hier nicht einfach bestätigen, um die Ressource doppelt zu belegen.
Nach erfolgreichem Speichern sehen Sie die geplanten Belegungen im Kalender.
Der zwölfmonatige Planungshorizont begrenzt nur die Anzahl bereits angelegter Einzeltermine. Er erlaubt keine Doppelbuchung weit in der Zukunft: Eine neue Buchung wird zusätzlich gegen den noch aktiven Serienplan geprüft.
Einen einzelnen Termin ändern
Klicken Sie auf einen noch nicht begonnenen Serientermin. Unter Welche Termine sollen geändert werden? ist zunächst Nur diesen Termin ausgewählt. Damit korrigieren Sie eine einzelne Probe, ohne den regelmäßigen Ablauf der übrigen Termine zu ändern. Kontrollieren Sie diese Auswahl vor jedem Speichern.
Ändern Sie Zweck der Buchung, Beschreibung oder den Zeitraum und wählen Sie Speichern. Bei einem Termin mit Uhrzeit bearbeiten Sie Beginn und Ende; mit Ganztägig wählen Sie stattdessen den Datumsbereich. Auch ein verschobener Einzeltermin muss in der Zukunft liegen und in die Verfügbarkeit der Ressource passen.
Im Beispiel erhält nur der ausgewählte Termin einen neuen Zweck. Der geänderte Eintrag erscheint anschließend im Kalender. Die Serienregel bleibt bestehen.
Öffnen Sie zur Kontrolle die nächste Wiederholung. Sie trägt weiterhin den ursprünglichen Zweck und liegt zur bisher vorgesehenen Zeit. Diese Kontrolle ist besonders hilfreich, wenn Sie eine einmalige Abweichung von einer dauerhaft geänderten Probe unterscheiden möchten.
Einen einzelnen Termin zurückziehen
Fällt nur eine Wiederholung aus, öffnen Sie diesen zukünftigen Termin und lassen Sie Nur diesen Termin ausgewählt. Wählen Sie Zurückziehen. Damit geben Sie ausschließlich seinen Zeitraum wieder frei; der zurückgezogene Eintrag bleibt für die Historie erhalten.
Prüfen Sie anschließend einen späteren Termin: Die übrige Serie findet weiterhin statt. Im gezeigten Beispiel fehlt nur die zurückgezogene Wiederholung, während die nächste Woche wieder den ursprünglichen Eintrag enthält.
Diesen und folgende Termine ändern
Soll eine Änderung dauerhaft ab einem bestimmten Datum gelten, öffnen Sie den ersten betroffenen zukünftigen Serientermin. Wechseln Sie unter Welche Termine sollen geändert werden? auf Diesen und folgende Termine. Membergy ersetzt den bisherigen Serienabschnitt ab diesem Termin mit den neuen Angaben. Der ausgewählte Termin gehört bereits zum geänderten Abschnitt.
Für den zukünftigen Abschnitt können Sie Zeitraum, Zweck, Beschreibung, Wiederholung und Serienende neu festlegen. Frühere Termine bleiben unverändert, auch wenn sie zum Zeitpunkt der Änderung noch in der Zukunft liegen.
Nach Speichern erscheinen die neuen zukünftigen Termine im Kalender. Bestehende Konflikte verhindern auch hier eine teilweise Umplanung.
Wechseln Sie anschließend zu einem Termin vor dem gewählten Startpunkt. Im Beispiel bleibt die erste Probe beim ursprünglichen Zweck, während die folgenden Proben den neuen Zweck tragen. So können Sie prüfen, ob Sie den richtigen Beginn für die Änderung gewählt haben.
Auch bereits einzeln geänderte, noch bevorstehende Termine im betroffenen Serienabschnitt können von der Ersetzung erfasst werden. Prüfen Sie solche Ausnahmen deshalb vor einer Änderung der gesamten Zukunft. Eine Einzeländerung ist kein allgemeiner Schutz vor späteren Serienaktionen.
Eine Serie ab einem bestimmten Termin beenden
Öffnen Sie den ersten noch nicht begonnenen Termin, der nicht mehr stattfinden soll, und wählen Sie Diesen und folgende Termine. Die rote Aktion heißt dann Serie beenden. Kontrollieren Sie das Datum im Dialog und lösen Sie diese Aktion aus, wenn der gesamte Abschnitt ab diesem Termin entfallen soll. Zum Absagen nur einer Probe verwenden Sie stattdessen Nur diesen Termin.
Nach dem Beenden nimmt Membergy den ausgewählten und die folgenden ursprünglichen Serientermine aus der aktiven Belegung. Frühere Termine bleiben erhalten. Das gilt auch für bereits individuell geänderte vergangene Termine. Im Kalender können Sie zur Kontrolle den letzten weiterhin vorgesehenen Termin vor der gewählten Grenze öffnen.
Bei einer offenen Serie verhindert Serie beenden auch weitere Wiederholungen nach dem Ende der bereits sichtbaren Vorausplanung. Das Zurückziehen nur eines Einzeltermins hätte diese Wirkung nicht.
Buchungsserie und Wochenplan aufeinander abstimmen
Der Wochenplan einer Ressource legt fest, wann Buchungen grundsätzlich zulässig sind. Eine Serie muss mit allen Wiederholungen in diese Zeiten passen. Wird der Plan später eingeschränkt, prüft Membergy, ob die aktiven künftigen Buchungen und Serien weiter gültig bleiben. Sie benötigen für die Wochenplanpflege zusätzlich das Bearbeitungsrecht für Ressourcen.
Im Beispiel ist montags eine Serie von 16:00 bis 17:00 eingeplant. Der bisherige Wochenplan erlaubt Buchungen zwischen 08:00 und 18:00.
Wird das Ende der montäglichen Verfügbarkeit auf 15:00 gesetzt, lehnt Membergy das Speichern mit dem Hinweis auf eine ungültig werdende aktive künftige Buchung ab. Der bisherige Plan und die Serie bleiben bestehen. Die Meldung bedeutet nicht, dass die Serie bereits abgesagt wurde.
Klären Sie, ob die Serie zu einer passenden Zeit fortgeführt werden soll oder entfällt. Im gezeigten Ablauf wird der erste entfallende zukünftige Termin geöffnet und über Diesen und folgende Termine sowie Serie beenden abgeschlossen. Für eine Fortführung verschieben Sie stattdessen den passenden Serienabschnitt innerhalb der zulässigen Zeiten.
Wechseln Sie danach zurück zu Wochenplan, tragen Sie die gewünschte Einschränkung erneut ein und speichern Sie. Ist der Konflikt aufgelöst und spricht keine weitere Buchung dagegen, wird der neue Plan übernommen. Im Beispiel ist die Ressource montags nun nur noch bis 15 Uhr freigegeben. Die vollständige Pflege des Plans beschreibt Räume und Ausstattung verwalten.
Eine laufende Ausprägung früher beenden
Wird ein einzelner Serientermin früher als geplant abgeschlossen, kann die laufende Nutzung mit Jetzt beenden auf den aktuellen Zeitpunkt verkürzt werden. Diese Aktion ändert nur die konkrete Ausprägung. Die Serienregel und alle späteren Termine bleiben bestehen.
Eine Sperrzeit, die künftige Serientermine trifft, behandelt jede bereits erzeugte Ausprägung wie eine Einzelbuchung. Ein eigenes wiederkehrendes Sperrzeitmuster gibt es in dieser Version nicht.
Häufige Fragen
Warum sehe ich bei offenem Ende keine Terminanzahl? Die Zahl wäre nur eine Momentaufnahme des rollierenden Zwölfmonatsfensters und nicht die Länge der Serie. Deshalb erscheint die Vorschau nur mit einem konkreten Enddatum.
Warum lässt sich die Serie nicht speichern? Mindestens eine Wiederholung liegt außerhalb des Wochenplans oder überschneidet eine vorhandene Belegung. Prüfen Sie insbesondere den ersten Termin, das Muster und ein eingetragenes Enddatum.
Kann ich eigene Wochentagskombinationen einstellen? Eigene Kombinationen lassen sich derzeit nicht einstellen. Verwenden Sie eines der sechs sichtbaren Standardmuster.
Warum fehlt die Auswahl für den zukünftigen Serienabschnitt? Serienaktionen erfordern die Verwaltungsansicht und passende Rechte. Außerdem muss der ausgewählte Startpunkt noch in der Zukunft liegen. Ein bereits begonnener Termin kann nicht als Beginn einer regulären Serienumplanung dienen.
Warum erscheint beim Speichern ein Hinweis, dass sich die Buchung geändert hat? Möglicherweise wurde der Eintrag während Ihrer Bearbeitung bereits geändert. Öffnen Sie ihn erneut, prüfen Sie den aktuellen Stand und führen Sie die gewünschte Aktion auf dieser Grundlage aus.