Wofür Sie eine Buchung verwenden
Mit einer Ressourcenbuchung reservieren Sie beispielsweise einen Proberaum für eine Probe oder halten eine bereits erfolgte Nutzung nachträglich fest. Die Buchung belegt den gewählten Zeitraum und verhindert eine überschneidende zweite Buchung.
Mitglieder buchen für ihre eigene Person im ausgewählten Verein. Buchungen für andere Personen, Gastgruppen oder einen Freitextnamen legt die Verwaltung an; dieser Ablauf ist unter Buchungen administrativ verwalten beschrieben.
Voraussetzungen
Als Mitglied sehen Sie die aktiven Ressourcen und ihre Belegung im ausgewählten Verein. Für eine eigene Buchung benötigen Sie zusätzlich das Recht Ressourcen buchen. Die normale Mitgliederrolle besitzt dieses Recht standardmäßig; Ihr Verein kann es der Rolle aber entziehen. Außerdem muss Ihr Benutzerkonto im ausgewählten Verein mit einer Person verbunden sein. Ist keine eigene Person vorhanden, kann Membergy die Buchung nicht eindeutig zuordnen.
Die Ressource muss aktiv und für die Selbstbuchung durch Mitglieder freigegeben sein. Ihr kompletter Zeitraum muss im Wochenplan liegen und darf sich nicht mit einer vorhandenen Buchung oder Sperrzeit überschneiden. Ohne hinterlegten Wochenplan gilt die Ressource als durchgehend verfügbar. Ist die Selbstbuchung an einem Raum ausgeschaltet, bleibt sein Kalender lesbar, lässt sich aber nicht für eine eigene Buchung markieren.
Zeitraum im Kalender auswählen
Öffnen Sie Räume & Ausstattung, wählen Sie den Verein und anschließend die Ressource. Nutzen Sie für eine Buchung mit Uhrzeit die Tages- oder Wochenansicht und markieren Sie den gewünschten Zeitraum. Für eine ganztägige Buchung markieren Sie den Bereich Ganztägig.
Der Dialog zeigt die Ressource und den ausgewählten Zeitraum zur Kontrolle. Der Zeitraum ist in diesem Dialog bewusst nicht editierbar. Wenn er nicht stimmt, wählen Sie Abbrechen und markieren ihn im Kalender erneut.
Buchungsdaten eintragen
Füllen Sie die folgenden Angaben aus:
- Zweck der Buchung ist erforderlich und erscheint in Ihrer eigenen Buchung sowie im öffentlichen Ressourcen-iCal. Verwenden Sie deshalb einen sachlichen, teilbaren Titel.
- Beschreibung (optional) ist für interne Zusatzinformationen gedacht. Sie wird nicht in den öffentlichen Ressourcen-iCal übernommen.
Wählen Sie Zeitraum eintragen. Membergy prüft den Wochenplan und alle inzwischen angelegten Belegungen beim Speichern erneut. Hat sich die Situation seit dem Öffnen des Dialogs geändert, wird keine Teilbuchung angelegt; Sie erhalten stattdessen einen Hinweis und können neu wählen.
Ergebnis prüfen
Nach erfolgreichem Speichern schließt sich der Dialog. Die Buchung erscheint sofort im Kalender in der Farbe der Ressource. Unter dem Eintrag ist innerhalb von Membergy Ihr Name als buchende Person sichtbar.
Sie finden denselben Eintrag im Tab Meine Buchungen. Dort können Sie eine noch nicht begonnene Buchung später bearbeiten oder zurückziehen und eine aktuell laufende Nutzung vorzeitig beenden.
Eine laufende Nutzung früher freigeben
Hat Ihre Buchung bereits begonnen und endet erst später, zeigt die eigene Buchungsliste den Status Läuft und die Aktion Jetzt beenden.
Nach der Bestätigung setzt Membergy das Ende auf den aktuellen Zeitpunkt. Der künftige Rest des Zeitraums wird frei, während die bereits erfolgte Nutzung als abgeschlossener Eintrag erhalten bleibt.
Die Einzelheiten zu Bearbeitung, Rücknahme, vorzeitigem Ende und Korrektur erklärt Eigene Ressourcenbuchungen verwalten.
Konflikte erkennen und eine freie Zeit wählen
Membergy prüft einen markierten Zeitraum bereits beim Öffnen des Buchungsdialogs. Ist er nicht buchbar, sehen Sie anstelle der Eingabefelder sofort den Grund. Sie müssen dann keinen Buchungszweck eingeben und können im Kalender gezielt einen anderen Zeitraum wählen.
Liegt der Zeitraum ganz oder teilweise außerhalb des Wochenplans, meldet Membergy, dass die Ressource nicht während des gesamten Zeitraums verfügbar ist. Verkürzen oder verschieben Sie die Auswahl so, dass Beginn und Ende vollständig in einem freigegebenen Zeitfenster liegen.
Überschneidet sich die Auswahl mit einer vorhandenen Buchung, erscheint stattdessen die Meldung bereits belegt. Auch eine teilweise Überschneidung reicht aus; wählen Sie einen Zeitraum vor oder nach der bestehenden Belegung.
Eine Sperrzeit wird getrennt davon als gesperrt gemeldet. Sie hat Vorrang vor einer neuen Buchung, auch wenn der regelmäßige Wochenplan den Zeitraum grundsätzlich freigibt. Den internen Grund der Sperre gibt die Konfliktmeldung nicht preis.
Schließen Sie den Hinweis und markieren Sie eine andere Zeit. Sobald der gesamte Zeitraum im Wochenplan liegt und weder belegt noch gesperrt ist, zeigt Membergy wieder das vollständige Formular. Prüfen Sie den Zeitraum, tragen Sie den Zweck und bei Bedarf die Beschreibung ein.
Wählen Sie Zeitraum eintragen. Nach der erneuten Prüfung beim Speichern erscheint die neue Buchung im Kalender. Damit ist zugleich erkennbar, dass die zuvor gemeldeten Konflikte nicht zu einem teilweise gespeicherten Eintrag geführt haben.
Vergangene Nutzungen nachtragen
Der Kalender erlaubt auch eine vergessene Nutzung mit einem bereits vergangenen Zeitraum. Ihr Startdatum darf dabei höchstens 366 lokale Kalendertage zurückliegen. Der nachgetragene Zeitraum muss ebenfalls vom Wochenplan abgedeckt sein, sofern er noch läuft; vollständig abgeschlossene Nutzungen werden als historische Einträge gekennzeichnet.
Für eine regelmäßig wiederkehrende Reservierung benötigen Sie die Verwaltungsansicht. Dort kann eine wiederkehrende Ressourcenbuchung angelegt werden.
Häufige Fragen
Warum wird die Buchung wegen fehlender Verfügbarkeit abgelehnt? Prüfen Sie, ob Beginn und Ende vollständig in einem freigegebenen Zeitfenster liegen. Schon ein Teil außerhalb des Wochenplans reicht für die Ablehnung.
Warum sehe ich den Raum, kann aber keinen Zeitraum buchen? Der Verein hat entweder das Recht Ressourcen buchen aus Ihrer Rolle entfernt oder die Selbstbuchung an diesem Raum ausgeschaltet. Die Belegung bleibt in beiden Fällen absichtlich einsehbar.
Warum erscheint ein Konflikt, obwohl der Kalender vorher frei aussah? Eine andere Person kann denselben Zeitraum zwischen Ihrer Auswahl und dem Speichern belegt haben. Membergy prüft deshalb beim Speichern nochmals den aktuellen Stand.
Kann ich die Buchung direkt als Serie anlegen? In der Mitgliederansicht nicht. Serien werden administrativ angelegt, weil dabei alle zukünftigen Belegungen und Konflikte gemeinsam geprüft werden.