Wann eine administrative Buchung sinnvoll ist
In der Verwaltung können Sie einen Raum für ein anderes Mitglied, eine Gastgruppe oder einen frei benannten Ansprechpartner reservieren. Sie können außerdem eine regelmäßig wiederkehrende Buchung anlegen und alle noch nicht begonnenen Buchungen dieser Ressource bearbeiten.
Administrative Buchungen verwenden denselben Wochenplan und dieselbe Konfliktprüfung wie Selbstbuchungen. Sie umgehen also weder eine fehlende Verfügbarkeit noch eine andere Belegung.
Voraussetzungen
Sie benötigen das Recht, buchbare Ressourcen anzusehen, und das Recht Ressourcenbuchungen verwalten im betreffenden Verein. Öffnen Sie in der Verwaltung Räume & Ausstattung, wählen Sie die Ressource und bleiben Sie im Tab Buchungskalender.
Zeitraum und Buchungsziel auswählen
Wechseln Sie in die Tages- oder Wochenansicht und markieren Sie den gewünschten Zeitraum. Der Dialog Administrative Buchung eintragen übernimmt Ressource und Zeitraum. Wenn der Zeitraum nicht stimmt, brechen Sie ab und wählen ihn im Kalender neu aus.
Unter Buchen für haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Suchen Sie nach einer Person des aktuellen Vereins und wählen Sie den Treffer aus.
- Geben Sie einen aussagekräftigen freien Namen ein und wählen Sie Als Freitextnamen verwenden. Das eignet sich etwa für „Gemeinde“, „Gastorchester“ oder — falls fachlich nötig — „Anonymer Nutzer“.
Danach erfassen Sie unabhängig von der Art des Buchungsziels den erforderlichen Zweck der Buchung und optional eine interne Beschreibung.
Für eine Person buchen
Beginnen Sie mit einem Teil des Namens und wählen Sie die richtige Person aus der Trefferliste. Damit ist die Buchung mit dem vorhandenen Mitglied im gewählten Verein verknüpft. Prüfen Sie anschließend Ressource, Person und Zeitraum im Dialog.
Wählen Sie Zeitraum eintragen. Nach erfolgreicher Prüfung erscheint die Belegung im Kalender.
Die ausgewählte Person bleibt mit dem vorhandenen Mitglied verknüpft. Ihr Name ist für angemeldete Personen im internen Ressourcenkalender sichtbar, damit bei einer Raumbelegung ein Ansprechpartner erkennbar ist.
Eine bevorstehende Buchung bearbeiten
Klicken Sie im Verwaltungskalender auf die Buchung. Im Dialog Buchung bearbeiten können Sie Zweck, Beschreibung und Zeitraum ändern. Mit Ganztägig wechseln Sie zwischen einem Datumsbereich und Beginn/Ende mit Uhrzeit.
Der geänderte Zeitraum muss vollständig verfügbar sein und in der Zukunft beginnen. Hat die Buchung bereits begonnen, lässt sie sich über diesen regulären Weg nicht mehr umplanen oder zurückziehen. Eine aktuell laufende Einzelbuchung kann stattdessen mit Jetzt beenden auf den aktuellen Zeitpunkt verkürzt werden. Nur der künftige Rest wird freigegeben; der bisherige Nutzungszeitraum bleibt erhalten. Bei einem laufenden Serientermin betrifft dies ausschließlich diese konkrete Ausprägung, nicht die Serienregel oder spätere Termine.
Über die rote Aktion Zurückziehen geben Sie eine noch nicht begonnene Einzelbuchung wieder frei. Sie bleibt anschließend als zurückgezogener Datensatz in der Historie erhalten. Bei einem Serientermin wählen Sie vorher, ob nur dieser Termin oder dieser und alle folgenden Termine betroffen sein sollen.
Für einen Freitextnamen buchen
Markieren Sie für einen externen Gast oder eine Organisation einen freien Zeitraum und geben Sie unter Buchen für den vollständigen gewünschten Namen ein. Wählen Sie ausdrücklich Als Freitextnamen verwenden, statt einen ähnlich benannten Personentreffer auszuwählen. Der eingegebene Text wird dadurch als Buchungsziel übernommen, aber nicht mit einer Person im Verein verknüpft.
Ergänzen Sie den Buchungszweck und wählen Sie Zeitraum eintragen. Im Kalender steht beim personenbezogenen Eintrag der Name des ausgewählten Mitglieds; beim zweiten Eintrag steht genau der verwendete Freitextname. So lässt sich die Zuordnung auch später unterscheiden.
Beide Namen sind für angemeldete Personen im internen Ressourcenkalender sichtbar. Ein öffentliches Ressourcen-iCal übernimmt weder den Personennamen noch den administrativen Freitextnamen.
Vergangene Nutzungseinträge korrigieren
Eine vollständig vergangene Nutzung, die erst nach ihrem Ende administrativ eingetragen wurde, kann über Eintrag korrigieren ersetzt werden. Membergy bewahrt dabei den ursprünglichen Stand und verknüpft ihn mit der Korrektur. Diese Aktion ist nicht für Serientermine gedacht.
Eine irrtümlich angelegte Buchung geben Sie mit Zurückziehen wieder frei. Sie bleibt dabei als zurückgezogener Datensatz nachvollziehbar. Für gewöhnliche Planänderungen verwenden Sie Bearbeiten.
Wiederkehrende Buchungen
Im selben Anlagedialog können Sie statt einer Einzelbuchung eine Wiederholung wählen. Muster, offenes Ende sowie das Ändern und Beenden einer Serie sind im Artikel Eine wiederkehrende Ressourcenbuchung anlegen beschrieben.
Wartungen, Reinigungen oder andere Zeiträume ohne Buchungsziel tragen Sie nicht als Freitextbuchung, sondern im getrennten Tab Sperrzeiten ein. Siehe Sperrzeiten für Räume und Ausstattung verwalten.