Wofür ein Ressourcen-iCal gedacht ist
Mit einem Ressourcenkalender stellen Sie die Belegungen genau eines Raums oder Gegenstands als iCal-Abo bereit. Der Link kann beispielsweise in Google Kalender, Apple Kalender, Outlook oder einer Anzeige am Vereinsheim abonniert werden.
Das Abo ist schreibgeschützt. Änderungen werden weiterhin ausschließlich in Membergy vorgenommen und bei einem späteren Abruf in die externe Kalender-App übernommen. Es handelt sich nicht um einen schreibenden CalDAV-Zugang.
Voraussetzungen und Datenschutz
Sie benötigen im betreffenden Verein das Recht Räume & Ausstattung bearbeiten. Die Ressourcenbuchung muss aktiviert und die Ressource aktiv sein. Pro Ressource kann genau ein gemeinsam verwaltetes iCal-Abo bestehen.
Der Abo-Link ist ohne Anmeldung abrufbar. Sein langer, geheimer Bestandteil ist daher der Zugangsschlüssel. Jeder, der den Link besitzt, kann folgende Inhalte lesen:
- Ressourcenname und — sofern hinterlegt — Ressourcen-Ort;
- Beginn, Ende und Ganztägigkeit;
- den Buchungszweck;
- bei einer Sperrzeit den dafür vorgesehenen öffentlichen Sperrgrund.
Der öffentliche Ressourcen-iCal enthält ausdrücklich keine Namen gebuchter Personen, keine administrativen Freitextnamen, keine private Buchungsbeschreibung und keinen Rücknahmegrund. Zurückgezogene oder gelöschte Buchungen werden nicht ausgegeben. Im angemeldeten internen Ressourcenkalender bleibt der Buchendenname dagegen sichtbar.
Ressource für das Abo auswählen
Öffnen Sie auf dem Dashboard Kalender. Im Bereich Vereins-, Team- & Ressourcenkalender wählen Sie Ressourcenkalender anlegen.
Sind Sie in mehreren Vereinen zur Ressourcenverwaltung berechtigt, wählen Sie zuerst den Verein. Das Feld Räume & Ausstattung wird unmittelbar aktualisiert und lädt ausschließlich dessen aktive Ressourcen, für die noch kein Abo besteht. Ressourcen des zuvor ausgewählten Vereins werden nicht weiter angeboten. Wechseln Sie den Verein erneut, prüfen Sie deshalb auch die Ressourcenauswahl, bevor Sie den Dialog ausführen.
Wählen Sie Ausführen. Anschließend erscheint eine eigene Karte Ressourcenkalender – … mit dem geheimen Link.
Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in der gewünschten Kalender-App als Abonnement per URL hinzu. Der allgemeine Ablauf ist unter Outlook und andere Kalender über den Link verbinden erklärt.
Wann Änderungen sichtbar werden
Neue, geänderte oder zurückgezogene Belegungen ändern den von Membergy ausgelieferten Kalender. Wann die externe Kalender-App das Abo erneut abruft, entscheidet jedoch deren Anbieter. Eine Änderung kann deshalb dort zeitversetzt erscheinen.
Erzeugen Sie für eine normale Aktualisierung keinen neuen Link. Dadurch würde der bisherige Link ungültig und alle bereits verbundenen Kalender müssten neu eingerichtet werden.
Einen kompromittierten Link ersetzen
Wählen Sie an der Karte Neuen Link erzeugen, wenn der bisherige Link versehentlich weitergegeben wurde oder nicht mehr verwendet werden soll. Der Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass der alte Link sofort ungültig wird.
Nach dem Ausführen müssen Sie das Abo in allen berechtigten Kalender-Apps mit dem neuen Link neu verbinden.
Ressourcenkalender löschen
Mit Abo löschen entfernen Sie den Ressourcenkalender vollständig. Der Link wird dauerhaft ungültig und verbundene Kalender erhalten keine weiteren Aktualisierungen.
Die Buchungen selbst bleiben dabei unverändert in Membergy erhalten. Sie löschen nur den gemeinsam bereitgestellten Kalenderzugang. Danach kann für die aktive Ressource wieder ein neues Abo angelegt werden.
Häufige Fragen
Warum fehlt eine Ressource in der Auswahl? Sie ist möglicherweise archiviert, gehört zu einem anderen Verein, es fehlt Ihnen dort das Bearbeitungsrecht oder für die Ressource besteht bereits ein Abo.
Warum sehe ich in der externen App keinen Buchendennamen? Das ist die beabsichtigte Datenschutzgrenze des öffentlichen Ressourcen-iCal. Der Buchungszweck erklärt die Belegung; der Personenname bleibt auf den angemeldeten internen Kalender begrenzt.
Ist der Link für eine Website geeignet? Technisch kann jeder Besitzer des Links die oben genannten Inhalte lesen. Verwenden Sie ihn deshalb nur dort, wo genau diese Veröffentlichung gewollt ist, und erzeugen Sie bei unbeabsichtigter Weitergabe einen neuen Link.